Cara Memberi Password Pada Excel: 4 Langkah Mudahnya

Anda pasti pernah mendapatkan sebuah file Excel yang terkunci dan bertanya bagaimana cara memberi password pada Excel. Password pada dokumen berguna untuk membatasi akses oleh pengguna lain. 

Selain itu, dokumen hanya dapat di edit oleh pemilik akses. Dengan kata lain, pengguna lain hanya diijinkan untuk melihat isi dokumen tanpa melakukan penyuntingan atau aktivitas apapun. Informasi penting seputar cara memberikan proteksi pada dokumen terutama Excel akan dijabarkan dalam artikel IndoRental kali ini.

Tujuan Memberi Password pada Microsoft Excel

Memberi password pada file Microsoft Excel memiliki beberapa tujuan penting, terutama untuk menjaga keamanan dan integritas data yang tersimpan di dalamnya. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai tujuan memberi password pada Excel:

1. Menjaga Keamanan Data dari Akses Tidak Sah

Tujuan utama memberi password pada file Excel adalah untuk membatasi siapa saja yang bisa membuka atau mengakses file tersebut. Dengan begitu, hanya orang yang memiliki izin atau mengetahui password yang bisa melihat dan menggunakan data di dalamnya. Ini sangat penting jika file tersebut berisi data pribadi, informasi keuangan, laporan bisnis, atau data sensitif lainnya.

2. Melindungi File dari Pengeditan Tanpa Izin

Selain bisa diberi password untuk membuka file, Microsoft Excel juga memungkinkan kamu memberi password untuk mencegah pengeditan. Artinya, file bisa dibuka oleh siapa saja, tapi hanya orang yang tahu password yang bisa mengubah isi dokumen tersebut. Fitur ini berguna jika kamu ingin membagikan file Excel untuk dilihat, tetapi tidak ingin data diubah sembarangan.

3. Menjaga Integritas Data

Dengan adanya perlindungan password, kamu bisa memastikan bahwa data yang ada dalam file Excel tidak diubah atau dimanipulasi oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Ini penting untuk menjaga akurasi dan kredibilitas data, terutama dalam konteks profesional atau akademis.

4. Melindungi Rumus atau Struktur Excel

Kalau kamu bekerja dengan file Excel yang kompleks dan banyak menggunakan rumus, kamu bisa memberi password untuk melindungi lembar kerja atau struktur file. Ini berguna agar pengguna lain tidak secara tidak sengaja menghapus rumus, kolom penting, atau format tertentu yang bisa merusak fungsi file tersebut.

5. Meningkatkan Keamanan dalam Kolaborasi

Saat file Microsoft Excel  dibagikan ke banyak orang dalam satu tim atau organisasi, penggunaan password bisa menjadi cara untuk menjaga kontrol akses. Misalnya, hanya manajer yang bisa mengedit data keuangan, sedangkan staf hanya bisa melihatnya. Ini bisa diterapkan melalui kombinasi fitur ‘Protect Sheet’ atau ‘Protect Workbook’ di Excel.

Bagaimana Cara Memberikan Password Pada Excel?

Membagikan sebuah dokumen Excel sangat rawan terjadi adanya copy paste atau penghapusan rumus yang digunakan di dalamnya. Untuk meningkatkan keamanan pencurian isi dokumen serta melindungi rumus Excel agar tidak hilang atau terhapus, Anda dapat mengunci file Excel dengan memberi password melalui cara berikut:

1. Buka Dokumen 

Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah buka file Excel dan temukan menu file pada dokumen yang akan diberikan password, kemudian pilih menu info.

2. Pilih Protect Workbook

Pada bagian info, pada kotak dialog yang muncul, pilih opsi protect workbook dan pilih encrypt with password.

3. Masukkan Password

Setelah itu akan muncul jendela untuk memasukkan password yang diinginkan. Anda akan diminta memasukkan password sebanyak 2x untuk memastikan kecocokan password. Jika proses pembuatan password selesai, klik Ok.

4. Dokumen Terkunci

Selesai. Dokumen Anda telah terkunci dan membutuhkan password yang telah dibuat sebelumnya untuk membuka dan proses edit. Pastikan Anda mengingat password yang digunakan, karena akan menjadi satu-satunya kunci akses masuk pada dokumen.

Baca Juga: Ketahui Cara Mengunci File di Laptop Dengan Mudah

Jika hal tersebut dirasa kurang membantu keamanan dokumen Anda terhadap proses edit dari pengguna lain, ubah pengaturan fungsi password untuk menjadi akses edit dokumen juga. Caranya, pilih menu save as pada tab file untuk menyimpan dokumen dalam pengaturan yang berbeda. 

Setelah muncul jendela lokasi penyimpanan dokumen, klik tools pada bagian bawah jendela dan pilih general option. Anda akan diminta untuk memberikan password dalam 2 mode berbeda yaitu membaca dan edit dokumen.

Sebelum klik OK, pastikan Anda telah klik kotak kecil pada tulisan read only recommended. Atau Anda dapat menggunakan cara lain yaitu dengan menandai dokumen dengan fitur mark as final pada pilihan protect workbook, sehingga dokumen Excel akan berubah menjadi dokumen dengan mode read only. Sehingga dokumen Anda akan terjaga dari proses edit sembarangan.

Pilihan lain untuk melindungi isi dokumen Excel adalah membatasi akses dengan Restrict Access. Tetapi, pilihan ini hanya dapat digunakan oleh lembaga, organisasi, atau perusahaan yang memiliki information rights management atau IRM.

Cara Membuat Password pada Sel Tertentu

Untuk melindungi sel (lebar kerja) tertentu di Excel agar tidak bisa diedit, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut dengan mudah. Ini sangat berguna jika Anda ingin menjaga data penting tetap aman dari perubahan yang tidak diinginkan. Berikut cara mengunci file Excel untuk sel tertentu:

1. Pilih Sel (Lembar Kerja) yang Ingin Dilindungi

Pastikan Anda telah membuka file Excel. Mulailah dengan memilih sel atau rentang sel yang ingin Anda amankan. Misalnya, jika Anda memiliki data penting seperti formula atau angka tertentu yang tidak ingin diubah sembarangan, sorot sel tersebut.

2. Buka Menu “Review”

Setelah memilih sel, klik tab Review yang ada di bagian atas Excel. Di sini, Anda akan menemukan berbagai opsi untuk melindungi worksheet.

3. Pilih “Protect Sheet”

Dalam menu Review, pilih Protect Sheet. Opsi ini akan membawa Anda ke langkah berikutnya untuk mengatur perlindungan sel.

4. Atur Opsi Perlindungan

Di jendela Protect Sheet, pastikan kotak Protect worksheet and contents of locked cells dicentang. Selain itu, Anda juga bisa mencentang opsi Select locked cells dan Select unlocked cells agar pengguna lain masih bisa memilih sel yang tidak terkunci, namun tidak dapat mengedit yang terkunci.

5. Masukkan Kata Sandi

Setelah mengatur preferensi, masukkan kata sandi di kolom yang tersedia. Ini akan menjadi kunci yang harus dimasukkan jika seseorang ingin mengubah sel yang terkunci. Pastikan kata sandi ini kuat dan mudah Anda ingat.

6. Konfirmasi Kata Sandi

Setelah memasukkan password, klik OK. Excel kemudian akan meminta Anda untuk mengonfirmasi password yang telah dimasukkan sebelumnya. Masukkan password sekali lagi untuk memastikannya benar, lalu klik OK.

Baca Juga: Daftar Rumus Excel Lengkap yang Wajib Anda Kuasai

Bagaimana Cara Menghilangkan Password di Excel?

Sebelumnya, Anda telah mempelajari cara untuk membuat password pada dokumen Excel. Apabila password tak lagi dibutuhkan, terdapat cara untuk menghilangkan password pada dokumen Excel. Cara yang dapat Anda lakukan antara lain:

1. Buka Dokumen

Langkah pertama untuk menghapus password pada Excel adalah membuka dokumen yang akan Anda butuhkan untuk dihilangkan keterbatasan aksesnya.

2. Klik Pada Proteksi Lembar

Pada menu bagian tinjau, terdapat berbagai pilihan salah satunya proteksi lembar. Klik pada pilihan proteksi lembar.

3. Buka Proteksi Workbook

Kemudian klik pada pilihan buka proteksi workbook, lalu Anda akan diminta untuk memasukkan kata sandi dokumen untuk perubahan akses tersebut. Jika Anda telah melakukan klik pada pilihan buka proteksi buku kerja, maka password dokumen sudah otomatis terhapuskan.

4. Password Terhapus

Seluruh langkah telah selesai. Sekarang Anda dapat memberikan akses penuh pada pengguna lain terhadap dokumen Excel. Anda juga tidak lagi memerlukan penggunaan dua cara yang lebih panjang saat akan membuka dan mengedit sebuah dokumen pada  Excel.

Baca Juga: Ikuti Tutorial Cara Print Excel agar Tidak Terpotong

Jadi itulah cara yang dapat Anda coba untuk membuat password akses pada dokumen Excel. Anda tidak membutuhkan alat lain untuk melindungi dokumen sebab Excel telah memberikan banyak fitur proteksi di dalamnya. Penggunaan password juga merupakan salah satu cara efektif untuk menghindari plagiasi terhadap isi dokumen dan terhapusnya rumus dalam dokumen Excel. 

Aplikasi Excel hadir pada setiap perangkat baik laptop, komputer, ponsel, maupun tablet. Jika Anda membutuhkan tablet yang praktis untuk dibawa kemana saja pada waktu tertentu atau kebutuhan penyediaan banyak tablet pada sebuah acara, IndoRental dapat menjadi solusinya. IndoRental menyediakan sewa tablet harian baik dalam jumlah besar maupun satuan. 

Produk tablet pada IndoRental juga tersedia dari dua brand yang memiliki spesifikasi terbaik yaitu Apple dan Samsung. Sehingga Anda dapat menyewa tablet sesuai kebutuhan kegiatan acara. Melalui informasi cara memberi password pada Excel, Hubungi IndoRental untuk penyewaan perangkat kebutuhan acara Anda.