Bagaimana Cara Membuat Label Undangan dengan Excel dan Mencetaknya?

Bagaimana Cara Membuat Label Undangan dengan Excel dan Mencetaknya?

cara membuat label undangan dengan excel
Tips dan Trik

Anda dapat menerapkan cara membuat label undangan dengan Excel untuk hasil yang cepat dan rapi. Langkah praktis ini dapat menghemat waktu dan tenaga yang cukup besar daripada menulis nama undangan satu per satu. Microsoft Excel bisa digunakan untuk label undangan hingga ratusan sesuai jumlah tamu yang ingin diundang.

Label yang sudah terisi nama undangan ini akan dicetak atau print untuk ditempel di kartu undangan. Anda harus teliti dalam mencetaknya karena jenis kertas yang digunakan berbeda dari kertas HVS. Seluruh panduan mengenai pembuatan dan pencetakan label undangan akan dijelaskan secara lengkap dalam artikel ini.

Bagaimana Cara Membuat Label Undangan dengan Excel dan Word?

Label undangan otomatis dari Excel juga menghindari potensi kesalahan penulisan gelar atau nama. Kelebihan ini terbukti apabila Anda sudah memiliki data nama undangan dalam satu file. Cukup pindahkan datanya ke Excel, kemudian lakukan beberapa langkah dan identitas undangan akan tertulis di label nama yang tersedia di Word.

Kemudahan teknologi ini hadir karena fitur mailing Microsoft Word. Fitur ini memudahkan integrasi data dari Excel agar bisa dimasukkan ke Word. Mailing juga digunakan untuk penulisan nama pada tujuan surat resmi dan amplop, jadi penggunaannya tidak terbatas pada label nama undangan.

Anda dapat mempelajari cara praktis membuat label nama undangan dengan mudah. Prosesnya juga tidak rumit dan hanya membutuhkan waktu beberapa menit, tergantung jumlah undangannya. Tugas menulis nama undangan pun selesai lebih cepat, jadi Anda bisa fokus pada persiapan acara lainnya.

Simak langkah-langkah di bawah ini untuk membuat label nama undangan yang rapi dan cantik.

1. Masukkan Data Undangan di Excel

Anda harus menyiapkan data berisi identitas tamu yang ingin diundang dalam file Excel. Identitasnya tidak perlu banyak, cukup sertakan nama dan alamat setiap undangan. 

Alamatnya tidak perlu ditulis lengkap, cukup tuliskan salah satu dari pilihan ini: alamat rumah secara singkat, kota, atau sekadar menulis ‘di Tempat’. Tips ini harus diperhatikan agar label undangan tidak terlihat terlalu penuh saat dicetak.

Data yang dibuat di Excel cukup terdiri dari kolom nomor, nama, dan alamat. Simpan file Excel tersebut apabila sudah selesai menulis daftar nama undangan.

Baca Juga: Berbagai Macam Cara Menambah Kolom Di Excel Dengan Mudah

2. Tentukan Ukuran Label di Microsoft Word

Pembuatan label nama pada Microsoft Word dilakukan dengan mengikuti langkah berikut ini:

  • Buatlah file baru di Word untuk membuat format label nama. Pilih tab ‘Mailings’, kemudian klik ‘Labels’. Tunggu beberapa saat hingga muncul pop-up ‘Envelopes and Labels’. 
  • Pilih ‘Options’ untuk melakukan kustomisasi ukuran label dan tampillah pop-up ‘Label Options’ di layar. Klik ‘New Label…’ untuk membuat label nama baru. Anda akan melakukan pengaturan ukuran pada kotak dialog ‘Label Details’ yang muncul setelahnya.
  • Anda harus memilih ‘Custom’ pada menu ‘Page Size’ untuk melakukan pengukuran manual. Masukkan ‘Label name’ sesuai nama file jenis label yang akan digunakan. Label nama yang beredar di pasaran tersedia dalam tipe 103 atau 121.
  • Anda dapat melakukan perkiraan layout pada label nama menggunakan penggaris secara manual sebelum memasukkan angka-angkanya. Perkiraannya melibatkan margin atas dan samping serta tinggi dan lebar label. 
  • Pada kolom ‘Number Accross’ dan ‘Number Down’, masukkan jumlah kolom dan baris label sesuai tipe label yang dipilih. Masukkan juga ‘Page Width’ dan ‘Page Height’ sesuai keterangan pada kemasan label nama. 
  • Klik ‘OK’ jika sudah yakin mengenai ukurannya, kemudian klik ‘OK’ lagi untuk menutup jendela ‘Label Options’.
  • Pada kotak dialog ‘Envelopes and Labels’, klik ‘New Document’ hingga format labelnya muncul di file Word.

3. Pindahkan Data dari Excel ke Word

Langkah berikutnya adalah memasukkan nama undangan secara otomatis dari file Excel ke label nama di Word. Gunakan cara di bawah ini:

  • Pilih tab ‘Mailings’, klik ‘Select Recipients’ > ‘Use and Existing List…’. Cari dan pilih file Excel yang berisi identitas undangan, lalu klik ‘Open’. 
  • Muncul kotak dialog ‘Select Table’ dan pilih sheet yang digunakan untuk membuat daftar undangan. Klik OK dan data di Excel sudah terintegrasi di Word.
  • Pada file Word, pilih ‘Mailings’, lalu klik ‘Insert Merge Field’ dan pilih kolom nama. Tunggu hingga muncul <<Nama>> pada labelnya. Ulangi langkah ini untuk memasukkan kolom alamat hingga muncul <<Alamat>> di bawah nama.
  • Copy format pada kolom pertama dengan CTRL+C, kemudian paste ke kolom kedua dengan CTRL+V.
  • Klik <<Nama>> di kolom pertama, lalu klik ‘Rules’ > ‘Next Record’. Fungsi ini berguna agar seluruh label nama tidak sama isinya dengan kolom pertama dan terisi sesuai data di Excel.
  • Otomatis, muncul tulisan <<Next Record>> di sebelah kiri nama pada kolom kedua. Copy paste data di kolom kedua hingga memenuhi seluruh labelnya.
  • Blok semua datanya. Atur layout, font, ukuran huruf, dan sejenisnya sebagai tampilan akhir label nama agar lebih indah.
  • Klik ‘Preview Results’ pada tab ‘Mailings’ untuk melihat hasil akhirnya. Anda akan melihat nama undangan tertulis pada seluruh kolom label.
  • Pilih ‘Finish & Merge’ dan klik ‘Edit Individual Documents’ jika ingin melakukan finishing dan tahap pengeditan akhir.
  • Muncul kotak jendela ‘Merge to New Document’. Anda cukup memilih ‘All’ agar semua data undangan masuk ke dalam labelnya. Anda dapat memilih ‘From’ dan memasukkan nomor undangan jika tidak ingin memasukkan semua namanya.

Baca Juga: 2 Cara Copy Paste Word Tanpa Merubah Format dengan Mudah

4. Print Label Nama yang Sudah Jadi

Label nama siap dicetak untuk ditempelkan ke kartu undangan. Langkahnya seperti biasa, yaitu memilih menu ‘Print’ dan memastikan pengaturannya lewat menu ‘Properties’.

Jangan khawatir kalau Anda ingin print label nama undangan di rumah tapi tidak punya printer-nya. Gunakan saja layanan rental printer terdekat dari IndoRental bagi warga Jabodetabek. Kami menyediakan berbagai jenis printer sesuai kebutuhan Anda. Dapatkan harga rental spesial dan terjangkau hanya dengan menghubungi tim IndoRental.

Kunci keberhasilan cara membuat label undangan dengan Excel adalah kesabaran, jadi ikuti semua langkah di atas secara berurutan untuk hasil yang ciamik.