Bagaimana Cara Membuat Label Undangan dengan Excel dan Mencetaknya?

Anda dapat menerapkan cara membuat label undangan dengan Excel untuk hasil yang cepat dan rapi. Langkah praktis ini dapat menghemat waktu dan tenaga yang cukup besar daripada menulis nama undangan satu per satu. Microsoft Excel bisa digunakan untuk label undangan hingga ratusan sesuai jumlah tamu yang ingin diundang.

Label yang sudah terisi nama undangan ini akan dicetak atau print untuk ditempel di kartu undangan. Anda harus teliti dalam mencetaknya karena jenis kertas yang digunakan berbeda dari kertas HVS. Seluruh panduan mengenai pembuatan dan pencetakan label undangan akan dijelaskan secara lengkap dalam artikel ini.

Bagaimana Cara Membuat Label Undangan dengan Microsoft Excel dan Microsoft Word?

Label undangan otomatis dari Excel juga menghindari potensi kesalahan penulisan gelar atau nama. Kelebihan ini terbukti apabila Anda sudah memiliki data nama undangan dalam satu file. Cukup pindahkan datanya ke Excel, kemudian lakukan beberapa langkah dan identitas undangan akan tertulis di label nama yang tersedia di Word.

Kemudahan teknologi ini hadir karena fitur mailing Microsoft Word. Fitur ini memudahkan integrasi data dari Excel agar bisa dimasukkan ke Word. Mailing juga digunakan untuk penulisan nama pada tujuan surat resmi dan amplop, jadi penggunaannya tidak terbatas pada label nama undangan. Fitur ini biasanya digunakan untuk undangan pernikahan maupun acara lainnya yang melibatkan banyak orang.

Anda dapat mempelajari cara praktis membuat label nama undangan dengan mudah. Prosesnya juga tidak rumit dan hanya membutuhkan waktu beberapa menit, tergantung jumlah undangannya. Tugas menulis nama undangan pun selesai lebih cepat, jadi Anda bisa fokus pada persiapan acara lainnya.

Simak langkah-langkah di bawah ini dalam cara bikin label undangan di Word dan Excel yang rapi dan cantik.

1. Masukkan Data Undangan di Excel

Cara membuat label undangan di Excel pertama adalah membuat kolom daftar nama tamu undangan dan alamat undangan sesuai kebutuhan. Bagian kolom “No.” digunakan untuk mengidentifikasi total undangan yang akan diproduksi. Isi tabel Nama dan Alamat sesuai dengan preferensi Anda. Identitasnya tidak perlu banyak, cukup sertakan nama dan alamat setiap undangan seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. 

Alamatnya tidak perlu ditulis lengkap, cukup tuliskan salah satu dari pilihan ini: alamat rumah secara singkat, kota, atau sekadar menulis ‘di Tempat’. Tips ini harus diperhatikan agar label undangan tidak terlihat terlalu penuh saat dicetak.

Data yang dibuat di Excel cukup terdiri dari kolom nomor, nama, dan alamat. Simpan file Excel tersebut apabila sudah selesai menulis daftar nama undangan.

Baca Juga: Cara Print Label Undangan 103 dengan Mudah

2. Menentukan Format Label Undangan

Sebelum Anda membuat label nama penerima undangan, penting untuk memahami ukuran formatnya terlebih dahulu. Anda dapat melihat berbagai ilustrasi undangan untuk menentukan pilihan yang terbaik. Biasanya, setiap stiker label memiliki dimensi yang beragam. Adapun berikut ini beberapa format label untuk surat undangan yang perlu Anda ketahui.

Label Undangan 121

Banyak orang sering mengaplikasikan Label dengan ukuran 121 dalam pembuatan nama di undangan. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat label undangan berukuran 121:

• Langkah pertama, buka program Microsoft Word.
• Selanjutnya, dalam menu ‘Mailings’, pilih ‘Labels’.
• Maka akan muncul jendela pop-up ‘Envelopes and Label’.
• Kliklah Options.
• Setelah itu, jendela pop-up ‘Label Options’ akan tampil.
• Lanjutkan dengan mengeklik ‘Label Baru’.
• Pada jendela ‘Label Details’, Anda dapat menyesuaikan ukuran label yang diinginkan.

Label Undangan 103

Selain label undangan berukuran 121, label 103 juga sering digunakan oleh sebagian orang karena ukurannya pas untuk ditempelkan pada kartu undangan. Berikut ini adalah langkah-langkah dalam pembuatan label undangan berukuran 103:

• Langkah pertama, buka dokumen kerja di Microsoft Word.
• Kemudian, pergi ke menu ‘Mailings’ dan pilih ‘Labels’.
• Setelah itu, akan muncul jendela ‘Envelopes and Label’.
• Klik ‘Options’ di bagian bawah.
• Selanjutnya, jendela ‘Label Options’ akan terbuka.
• Pada Product Number, pilih ukuran ‘1/2 Letter’.
• Lalu klik ‘New Label’.
• Selanjutnya, isi dan sesuaikan ukuran label sesuai dengan yang tertera di ‘Label Details’.

Baca Juga: Bagaimana Cara Print 2 Halaman 1 Kertas PDF?

3. Tentukan Ukuran Label di Microsoft Word

Pembuatan label nama pada Microsoft Word dilakukan dengan mengikuti langkah berikut ini:

• Buatlah file baru di Word untuk membuat format label nama. Pilih tab ‘Mailings’, kemudian klik ‘Labels’. Tunggu beberapa saat hingga muncul pop-up ‘Envelopes Labels’. 
• Pilih ‘Options’ untuk melakukan kustomisasi ukuran label dan tampillah pop-up ‘Label Options’ di layar. Klik ‘New Label…’ untuk membuat label nama baru. Anda akan melakukan pengaturan ukuran pada kotak dialog ‘Label Details’ yang muncul setelahnya.
• Anda harus memilih ‘Custom’ pada menu ‘Page Size’ untuk melakukan pengukuran manual. Masukkan ‘Label name’ sesuai nama file jenis label yang akan digunakan. Label nama yang beredar di pasaran tersedia dalam tipe 103 atau 121.
• Anda dapat melakukan perkiraan layout pada label nama menggunakan penggaris secara manual sebelum memasukkan angka-angkanya. Perkiraannya melibatkan margin atas dan samping serta tinggi dan lebar label. 
• Pada kolom ‘Number Accross’ dan ‘Number Down’, masukkan jumlah kolom dan baris label sesuai tipe label yang dipilih. Masukkan juga ‘Page Width’ dan ‘Page Height’ sesuai keterangan pada kemasan label nama. 
• Klik ‘OK’ jika sudah yakin mengenai ukurannya, kemudian klik ‘OK’ lagi untuk menutup jendela ‘Label Options’.
• Pada kotak dialog ‘Envelopes and Labels’, klik ‘New Document’ hingga format labelnya muncul di file Word.

Baca Juga: Cara Menghubungkan Laptop ke TV tanpa Kabel, Gampang Banget!

4. Pindahkan Data dari Excel ke Word

Langkah berikutnya adalah memasukkan nama undangan secara otomatis dari file Excel ke label nama di Word. Gunakan cara di bawah ini:

• Pilih tab ‘Mailings’, klik ‘Select Recipients’ > ‘Use an Existing List…’. Cari dan pilih file Excel yang berisi identitas undangan, lalu klik ‘Open’. 
• Muncul kotak dialog ‘Select Table’ dan pilih sheet yang digunakan untuk membuat daftar undangan. Klik OK dan data di Excel sudah terintegrasi di Word.
• Pada file Word, pilih ‘Mailings’, lalu klik ‘Insert Merge Field’ dan pilih kolom nama. Tunggu hingga muncul <<Nama>> pada labelnya. Ulangi langkah ini untuk memasukkan kolom alamat hingga muncul <<Alamat>> di bawah nama.
• Copy format pada kolom pertama dengan CTRL+C, kemudian paste ke kolom kedua dengan CTRL+V.
• Klik <<Nama>> di kolom pertama, lalu klik ‘Rules’ > ‘Next Record’. Fungsi ini berguna agar seluruh label nama tidak sama isinya dengan kolom pertama dan terisi sesuai data di Excel.
• Otomatis, muncul tulisan <<Next Record>> di sebelah kiri nama pada kolom kedua. Copy paste data di kolom kedua hingga memenuhi seluruh labelnya.
• Blok semua datanya. Atur layout, font, ukuran huruf, dan sejenisnya sebagai tampilan akhir label nama agar lebih indah.
• Klik ‘Preview Results’ pada tab ‘Mailings’ untuk melihat hasil akhirnya. Anda akan melihat nama penerima undangan tertulis pada seluruh kolom label.
• Pilih ‘Finish & Merge’ dan klik ‘Edit Individual Documents’ jika ingin melakukan finishing dan tahap pengeditan akhir.
• Muncul kotak jendela ‘Merge to New Document’. Anda cukup memilih ‘All’ agar semua data undangan masuk ke dalam labelnya. Anda dapat memilih ‘From’ dan memasukkan nomor undangan jika tidak ingin memasukkan semua namanya.

Baca Juga: Cara Bikin Label Undangan Melalui Microsoft Word

5. Memeriksa Hasil Sebelum Mencetak

Sebelum mencetak label undangan, pastikan untuk memeriksa hasilnya terlebih dahulu dengan menggunakan fitur ‘Preview Results’. Ini memungkinkan Anda untuk melihat bagaimana label akan tampil setelah dicetak. Cek setiap detail, mulai dari penempatan teks hingga format label, agar tidak ada kesalahan yang terlewat.

6. Menggunakan Fitur Mail Merge untuk Personalization

Jika Anda ingin memberikan sentuhan pribadi pada undangan, Anda dapat menggunakan fitur Mail Merge di Microsoft Word untuk menambahkan elemen personal lainnya, seperti gelar atau pesan khusus untuk setiap tamu. Fitur ini memungkinkan Anda untuk membuat label undangan dengan nama dan pesan yang berbeda-beda sesuai dengan data di Excel, memberikan kesan yang lebih personal dan istimewa untuk setiap tamu yang diundang.

7. Mencetak Label Undangan yang Sudah Jadi

Label nama dan alamat penerima siap dicetak pada kertas label untuk ditempelkan ke kartu undangan. Langkahnya seperti biasa, yaitu memilih menu ‘Print’ dan memastikan pengaturannya lewat menu ‘Properties’.

 

Bagian-Bagian pada Label Details 

Setelah mengetahui cara membuat label nama di Excel, berikut penjelasan dari setiap kolom pada label details, agar Anda dapat mengatur template label sesuai dengan ukuran dan tata letak yang diinginkan:

• Label name: Diisi dengan nama label yang akan Anda buat, sebagai identifikasi untuk template label tersebut.

• Top margin: Ini adalah jarak antara tepi atas kertas dan tepi atas dari label yang paling atas.

• Side margin: Menunjukkan jarak antara tepi samping kertas dan tepi samping dari label yang berada di sisi luar.

• Vertical pitch: Total tinggi label ditambah dengan jarak vertikal antara dua label yang berada satu di atas yang lain.

• Horizontal pitch: Lebar label ditambah jarak horizontal antara dua label yang bersebelahan secara horizontal.

• Label height: Mengacu pada ukuran tinggi masing-masing label di halaman.

• Label width: Menunjukkan ukuran lebar masing-masing label.

• Number across: Jumlah kolom label di satu baris (misalnya, Label tipe 103 memiliki 3 kolom).

• Number down: Jumlah baris label dalam satu halaman (misalnya, Label tipe 103 memiliki 4 baris).

• Page size: Untuk ukuran halaman, pilih opsi “Custom” agar sesuai dengan ukuran label yang dibuat.

• Page width: Ukuran total lebar kertas yang memuat semua label.

• Page height: Ukuran total tinggi kertas yang digunakan untuk label.

Jangan khawatir kalau Anda ingin print label undangan di rumah tapi tidak punya printer-nya. Gunakan saja layanan rental printer terdekat dari IndoRental bagi warga Jabodetabek. Kami menyediakan berbagai jenis printer sesuai kebutuhan Anda. Dapatkan harga rental spesial dan terjangkau hanya dengan menghubungi tim IndoRental.

Kunci keberhasilan cara membuat label undangan dengan Excel adalah kesabaran, jadi ikuti semua langkah di atas secara berurutan untuk hasil yang ciamik.