3 Cara Convert Excel ke PDF dengan Mudah dan Tidak Terpotong

3 Cara Convert Excel ke PDF dengan Mudah dan Tidak Terpotong

cara convert excel ke pdf
Tips dan Trik

Cara convert Excel ke PDF dengan mudah bisa dilakukan dengan dua cara, yaitu menggunakan fitur yang ada di Excel dan menggunakan aplikasi online. Supaya hasilnya tidak terpotong, Anda harus menyesuaikan ukuran kertasnya. 

Untuk kasus yang terpotong, biasanya terjadi karena data yang dibuat di Excel terlalu memanjang ke samping atau terlalu panjang ke bawah. Nah, bagaimana cara convert yang benar supaya tidak terpotong? Mari cari tahu jawabannya di bawah ini. 

Bagaimana Cara Convert Excel ke PDF?

Saat ini sudah banyak tools yang bisa digunakan untuk mengubah file Excel ke PDF, baik itu tools gratis maupun berbayar. Namun, perlu Anda ketahui bahwa perangkat lunak Microsoft Excel memiliki fitur bawaan untuk mengubah file Excel menjadi PDF. Cara mengubahnya juga jauh lebih mudah dan kompatibel. Bagaimana caranya? Ikuti langkah-langkah di bawah ini.

1. Cara Convert Excel ke PDF Melalui Menu Save As

Data yang diubah dari Excel ke PDF biasanya tampil dalam satu halaman. Jika Anda tidak melakukan pengaturan kertas sebelum di convert, maka wajar saja kalau file tersebut terpotong. Oleh sebab itu, melakukan pengaturan kertas saat hendak convert file menjadi hal penting yang tidak boleh dilewatkan. Namun, sebelum itu, ada beberapa tahapan yang perlu Anda lalui. Berikut tahapan-tahapannya.

  • Buka workbook Microsoft Office Excel yang akan diubah. Kemudian klik File pada ribbon.
  • Pilih lokasi penyimpanan file dengan klik Save As. Selanjutnya klik Browse untuk menentukan lokasi penyimpanan hasil konversi dokumen Excel ke PDF.
  • Setelah menentukan lokasi penyimpanan, ubah Save As type menjadi PDF.
  • Pada bagian Optimize For yang berada pada bagian kiri bawah, Anda bisa menentukan ukuran dan resolusi file PDF. Jika Anda memilih Standar, maka ukuran file PDF akan lebih besar daripada Minimum Size. Namun, sebagai rekomendasi sebaiknya menggunakan Standar untuk mendapatkan resolusi yang bagus dan file PDF tidak pecah.
  • Langkah selanjutnya yaitu menentukan bagian dokumen yang hendak diubah menjadi PDF. Caranya dengan pilih Selection jika ingin mengubah range data terpilih. Namun, Selection hanya bisa dilakukan ketika Anda sudah memilih range data sebelum melakukan tahapan pertama. Bisa juga dengan memilih Active Sheets untuk mengubah sheet yang terbuka saat ini. Dalam hal ini, Anda bisa menentukan dokumen yang hendak di convert menjadi PDF sesuai dengan kebutuhan.
  • Untuk mencegah file terpotong, Anda bisa mengubah pengaturannya dari Scaling menjadi Fit Sheet on One Page. Pengaturan ini akan muncul ketika Anda mengklik Save As untuk menyimpan hasil salinan dokumen PDF. 
  • Setelah tahapan sebelumnya selesai dilakukan, selanjutnya klik Ok pada Windows Options. Lalu, klik Save As untuk menyimpan salinan file PDF Anda. Setelah proses penyimpanan selesai, Anda bisa membuka file PDF tersebut untuk mengecek apakah ada yang terpotong atau tidak. 

Baca Juga: Bagaimana Cara Print 2 Halaman 1 Kertas PDF?

2. Cara Mengubah Excel ke PDF Melalui Menu Print

Selain menggunakan menu Save As, Anda bisa mengkonversi file Excel ke PDF melalui menu print. Sebelum mengkonversi, pastikan kalau Anda telah mengubah pengaturan ukuran kertas supaya tidak terpotong. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut.

  • Pilih file kemudian klik Print pada ribbon. 
  • Selanjutnya klik Microsoft Print to PDF.
  • Cek halaman pratinjau di sebelah kanan untuk melihat apakah hasilnya sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum. Jika telah sesuai, klik Print.
  • Langkah selanjutnya yaitu memberikan nama file untuk disimpan.
  • Terakhir, klik Save untuk menyimpan dokumen tersebut. 

Baca Juga: Temukan Cara Menghilangkan Read Only pada Excel dengan Cepat dan Tepat

3. Cara Mengonversi Excel ke PDF Secara Online 

Bagi Anda yang kurang memahami cara kerja berbagai fitur di Excel, cara convert Excel ke PDF bisa dilakukan secara online. Ada banyak aplikasi online yang bisa Anda gunakan. Untuk caranya bisa perhatikan langkah-langkah di bawah ini.

  • Simpan terlebih dahulu file Excel yang hendak dikonversi di komputer atau Google Drive. 
  • Kemudian cari aplikasi convert online gratis dengan mengetikkan cara convert file Excel ke PDF secara online di laman pencarian Google. Biasanya akan muncul banyak pilihan aplikasi gratis yang bisa Anda gunakan. Lalu, pilih salah satunya.
  • Selanjutnya, unggah file lembar kerja Excel yang Anda simpan di komputer. Anda juga bisa menambahkan file yang hendak di convert dari layanan penyimpanan Cloud seperti Google Drive atau Dropbox.
  • Tunggu proses convert kurang lebih satu menit atau tergantung ukuran file tersebut.
  • Untuk melihat hasilnya, unduh file tersebut. Lakukan pengecekan dengan membuka file tersebut melalui Browser. Apakah sudah sesuai atau ada data yang terpotong. 

Bagaimana, mudah bukan cara convert Excel ke format PDF menggunakan fitur bawaan Excel dan secara online? Sebagai rekomendasi, lakukan konversi dokumen dengan pengaturan kertas berbentuk landscape, sehingga datanya lebih mudah dibaca dibandingkan portrait. 

Baca Juga: Cara Menambah Kolom Di Excel Dengan Mudah dan Cepat

Selain itu, supaya dokumen hasil konversi tersebut tidak terpotong, jangan lupa untuk mengubah pengaturan ukuran kertas, bisa di menu Page Layout atau di menu Save As dan Print. Lakukan pratinjau untuk memastikan data pada dokumen tersebut benar-benar tidak terpotong.

Mengapa Perlu Mengubah Format Excel ke PDF?

Mengonversi file Excel ke format PDF penting karena memungkinkan kita untuk menyimpan data dalam tabel dan angka ke dalam format yang mudah dibagikan dan diakses oleh orang lain tanpa perlu menggunakan aplikasi pengolah spreadsheet. Format PDF memudahkan berbagi dokumen dan memastikan bahwa tampilan dokumen tetap terjaga tanpa perubahan yang tidak diinginkan.

1. Tetap Terjaga Tampilannya

Format PDF memungkinkan kita mempertahankan tampilan dokumen Excel, termasuk struktur tabel, format angka, dan rumus yang ada. Ini penting untuk menjaga keutuhan dokumen yang kompleks dan rumit. Dengan PDF, dokumen akan tetap terlihat seperti yang dimaksudkan pengirimnya.

2. Kemudahan Berbagi

PDF adalah format file yang sering digunakan untuk berbagi dokumen karena kompatibilitasnya yang luas dengan berbagai perangkat dan sistem operasi. Dengan mengonversi dokumen Excel menjadi PDF, orang lain dapat dengan mudah membukanya menggunakan perangkat lunak pembaca PDF yang tersedia secara gratis.

3. Keamanan

PDF dapat meningkatkan keamanan dokumen dengan penggunaan kata sandi atau pengaturan izin akses terbatas, seperti pembatasan pencetakan atau pengeditan. Hal ini bermanfaat untuk mengontrol akses dan mencegah perubahan yang tidak diinginkan pada dokumen.

4. Pengurangan Ukuran File

Dokumen Excel dengan data dan format yang kompleks seringkali memiliki ukuran file yang besar. Namun, dengan mengonversi format Excel menjadi PDF, ukuran file dapat dikurangi, memudahkan proses pengiriman melalui email atau unggahan ke platform berbagi file.

Bagaimana Cara Mengatasi Masalah Saat Mengubah File Excel ke PDF?

Saat melakukan konversi Excel ke PDF, sering kali muncul beberapa masalah yang dapat menimbulkan frustrasi. Salah satu permasalahan umum adalah pemotongan dokumen. Pemotongan bisa terjadi karena adanya banyak ruang kosong di sisi kertas atau pengaturan kertas yang tidak sesuai dengan batas pembatas. Biasanya, data yang terlalu panjang ke bawah atau ke samping menjadi penyebab utama.

Hal itu dikarenakan, sebagian besar file Excel lebih mudah dibaca dalam orientasi lanskap, kecuali jika Anda memiliki sedikit kolom. Selain itu, untuk membuat penyimpanan file Excel ke PDF lebih rapi dan nyaman dibaca, disarankan untuk mengatur margin atas, bawah, kanan, dan kiri. Berikut langkah-langkah yang dapat diambil:

  • Sesuaikan ukuran kertas melalui menu Page Layout -> Size. Pilih ukuran yang sesuai dengan preferensi Anda.
  • Atur tata letak dengan membuka Print Preview untuk memastikan bahwa tabel yang Anda buat sesuai dengan ukuran kertas. Perhatikan garis putus-putus di lembar kerja, yang menunjukkan batas halaman. Untuk menghindari pemotongan tabel, pastikan bahwa ukurannya tidak melampaui batas halaman tersebut.
  • Jika ukuran tabel sudah sesuai dengan ukuran kertas, Anda dapat melanjutkan proses mengubah Excel ke PDF.

Mengalami kendala eksternal saat melakukan konversi? Anda bisa melakukan sewa komputer harian di IndoRental. Kendala eksternal yang dimaksud seperti laptop tiba-tiba mati dan sulit dinyalakan kembali atau laptop tiba-tiba mengalami bluescreen. 

IndoRental merupakan perusahaan yang bergerak di industri penyewaan perangkat IT dan Multimedia untuk berbagai keperluan, baik itu individual atau event. Di sini, Anda bisa sewa laptop sesuai dengan kebutuhan, mulai dari spesifikasinya yang menggunakan sistem operasi mumpuni dan prosesor i3 hingga i7. 

Selain itu, IndoRental menyediakan beragam merek laptop seperti Lenovo, Samsung, Dell, Acer, dan lain sebagainya. Harganya juga sangat beragam. Anda bahkan bisa sewa mingguan hingga bulanan. Anda bisa mendapatkan harga khusus apabila peminjaman dilakukan dengan jumlah banyak, seperti untuk event tes CPNS atau ujian online. 

Baca Juga: Bagaimana Cara Membuat Label Undangan dengan Excel dan Mencetaknya?

Sewa komputer di IndoRental tidak hanya bisa dimaksimalkan untuk event saja. Anda bisa memanfaatkan jasa sewa laptop di IndoRental untuk kebutuhan office standar, keperluan Zoom Meeting yang makin penting di era digital sekarang ini.Penasaran dengan berbagai spesifikasi laptop dan komputer kami? Hubungi IndoRental sekarang juga untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.